Job vacancy Assistante Administrative

MISSIONS PRINCIPALES :

L’Assistante Administrative assure le bon fonctionnement du service administratif et participe à la gestion quotidienne des tâches administratives. Elle est le point de contact principal pour les collaborateurs internes et les partenaires externes concernant les questions administratives.

1. Gestion administrative courante

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et collaborateurs.
• Gestion du courrier entrant et sortant (papier et électronique).
• Organisation et gestion des rendez-vous, réunions et déplacements.
• Rédaction de documents administratifs (courriers, notes de service, etc.).
• Classement et archivage des documents.

2. Gestion des fournitures et équipements

• Suivi et gestion des stocks de fournitures de bureau.
• Commande et réception des fournitures nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Assurer la maintenance des équipements de bureau (imprimantes, photocopieuses, etc.) en collaboration avec les prestataires.

3. Support administratif au service

• Préparation et suivi des dossiers administratifs.
• Suivi des factures, bons de commande et autres documents financiers simples.
• Participation à l’organisation d’événements internes (séminaires, réunions, etc.).
• Tenue et mise à jour de bases de données administratives.

4. Coordination des informations

• Relais d’informations entre les différents services de l’entreprise.
• Assistance dans la gestion des ressources humaines (suivi des congés, gestion des absences, etc.).
• Mise à jour et diffusion des procédures administratives internes.

PROFIL RECHERCHÉ

1. Formation et expérience

• Diplôme Bac+2 /3 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent.
• Expérience de 2 ans sur un poste similaire souhaitée.

2. Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bonne expression orale et écrite.
• Capacité à rédiger des documents administratifs de qualité.

3. Compétences comportementales

• Sens de l’organisation et rigueur dans l’exécution des tâches.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément (multitasking).
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Bon relationnel et sens du service.
• Réactivité et proactivité.

Taggué comme : administration, assistanat, BTP