Rôles et responsabilités
Gérer la réception et assurer l'interface avec les visiteurs du bureau;
Veiller à ce que la zone de réception soit propre et attrayante, que le mobilier soit correctement disposé et que les magazines, brochures, journaux quotidiens et autres documents soient à jour ;
Gérer le standard téléphonique, assurer une communication fluide entre APHRC et les parties externes
Gérer le bureau du Directeur Régional de WARO et répondre aux questions en son absence
Fixer des rendez-vous pour le Directeur Régional de WARO si nécessaire
Gérer les réunions du personnel de WARO, y compris la programmation, la réservation des salles de réunion, la préparation de la documentation et la rédaction des procès-verbaux si nécessaire
Identifier les points d'action au cours des réunions et assurer le suivi avec les parties concernées pour garantir leur réalisation ;
Maintenir un système efficace d'enregistrement et de classement des contrats, des activités de projet, des correspondances et des documents pour une référence rapide et facile
Rassembler les mises à jour de WARO pour le site web, l'intranet, le bulletin d'information et le rapport annuel
Mettre à jour la base de données des contacts avec les contacts pertinents du personnel;
Apporter un soutien à la préparation et à la mise en forme des contrats et des rapports ;
Gérer toute la logistique des conférences et des ateliers
Gérer la petite caisse du bureau
Gérer les demandes d'achat, traiter les commandes et les commandes locales, recevoir les factures, envoyer le certificat de service rendu et le transmettre pour paiement aux finances ;
Réceptionner les articles de papeterie ;
Traiter les demandes de cartes d'accès et les cartes professionnelles des nouveaux membres du personnel ;
Traiter et distribuer l'allocation d’appel/Internet au personnel éligible.
Qualifications, compétences et expérience :
Licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe
Au moins deux ans d'expérience pertinente dans un environnement de bureau actif, de préférence au sein d'une ONG, d'un organisme de recherche ou d'un grand programme de recherche.
Excellentes compétences en communication orale et écrite en français
Bonnes compétences en communication orale et écrite en anglais
Bonnes compétences en matière de planification, de finances et d'organisation
Bonnes compétences en informatique
Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler sous pression
Une expérience de travail dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel sera un atout supplémentaire.
Informations supplémentaires
Au moins deux ans d'expérience pertinente dans un environnement de bureau actif, de préférence au sein d'une ONG, d'un organisme de recherche ou d'un grand programme de recherche
Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler sous pression
Une expérience de travail dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel sera un atout supplémentaire
